Wie eine Reha-Klinik mit KI-gestützter Dokumentation ihre Brieflaufzeiten um bis zu 44 % verkürzte

Die zeitnahe Erstellung von Entlassberichten ist ein entscheidender Bestandteil des Reha-Prozesses. Gleichzeitig bindet die medizinische Dokumentation erhebliche personelle Ressourcen: Informationen müssen zusammengetragen, Berichte geschrieben, Rückfragen geklärt und Dokumente nachbearbeitet werden.

Eine onkologische Rehabilitationsklinik wollte deshalb wissen, welchen messbaren Einfluss eine Ambient Scribe Lösung auf ihre klinischen Abläufe haben kann. Dafür verglich die Einrichtung zentrale Kennzahlen aus der Zeit vor der Nutzung von FICUS mit den Ergebnissen nach der schrittweisen Einführung.

Das Ergebnis: kürzere Brieflaufzeiten, ein geringerer Personalbedarf im Schreibdienst und eine spürbare Entlastung der medizinischen Fachkräfte.

Schrittweise Einführung in den Klinikalltag

Die Klinik führte FICUS nicht sofort in der gesamten Einrichtung ein, sondern entschied sich für einen schrittweisen Rollout:

• April 2025: Start mit zunächst fünf Ärzten
• Oktober 2025: Ausweitung auf alle 16 Ärzte der Einrichtung

Dieses Vorgehen ermöglichte es der Klinik, FICUS zunächst im laufenden Betrieb zu erproben und anschließend breiter in die bestehenden Dokumentationsprozesse zu integrieren.

Im Mittelpunkt standen zwei konkrete Ziele:

1. die durchschnittlichen Brieflaufzeiten zu reduzieren
2. den personellen Aufwand im Schreibdienst zu senken

Brieflaufzeiten um fast ein Viertel reduziert

Für die Auswertung verglich die Klinik die durchschnittlichen Brieflaufzeiten von April bis Dezember 2024 – also vor dem Einsatz von FICUS – mit dem entsprechenden Zeitraum im Jahr 2025.

Die Ergebnisse zeigen eine deutliche Veränderung:

• April bis Dezember 2024: durchschnittlich 28,05 Tage
• April bis Dezember 2025: durchschnittlich 21,30 Tage

Damit verkürzte sich die durchschnittliche Brieflaufzeit um rund 24 %. In einzelnen Monaten fiel die Reduktion mit bis zu 44 % sogar noch deutlicher aus.

Für die Klinik bedeutet eine schnellere Erstellung der Entlassberichte mehr als nur eine verbesserte Kennzahl. Berichte können früher bereitgestellt, Dokumentationsprozesse stabiler organisiert und Abrechnungen gegenüber Kostenträgern schneller angestoßen werden.

Weniger Personalaufwand im Schreibdienst

Parallel zu den kürzeren Brieflaufzeiten reduzierte sich auch der Personalbedarf im Schreibdienst.

Im Januar 2025 beschäftigte die Klinik dort umgerechnet 3,28 Vollkräfte. Ein Jahr später waren es noch 2,71 Vollkräfte.

Das entspricht einer Reduktion von rund 17 % beziehungsweise mehr als einer halben Vollkraft.

Für die Einrichtung eröffnet das neue Handlungsspielräume: Vorhandene personelle Ressourcen können effizienter eingesetzt, administrative Strukturen entlastet und langfristig potenzielle Kosten eingespart werden.

Bis zu 400 Stunden zusätzliche Arbeitszeit pro Monat

Die Auswertung zeigt außerdem, welche Bedeutung bereits kleinere Zeitgewinne im Arbeitsalltag entfalten können.

Pro medizinischer Fachkraft ergibt sich durch die effizientere Dokumentation ein geschätzter Zeitgewinn von sieben bis 13 Stunden im Monat. In einer durchschnittlichen Reha-Klinik mit etwa 30 Ärzt:innen und Psycholog:innen entspricht das insgesamt 200 bis 400 eingesparten Arbeitsstunden pro Monat.

Damit gewinnt jede medizinische Fachkraft rechnerisch ein bis zwei zusätzliche Arbeitstage im Monat – Zeit, die stärker für die Versorgung der Rehabilitand:innen und andere medizinische Aufgaben genutzt werden kann.

Was verändert sich konkret im Klinikalltag?

Die Ergebnisse des Praxisbeispiels zeigen mehrere mögliche Effekte einer KI-gestützten Dokumentation:

Schnellere Entlassberichte: Medizinische Informationen können effizienter in den Bericht überführt und Dokumentationsprozesse früher abgeschlossen werden.

Weniger Rückfragen und Nachbearbeitung: Eine strukturierte Dokumentation reduziert zusätzliche Abstimmungen zwischen medizinischem Personal und Schreibdienst.

Frühere Abrechnung: Werden Entlassberichte schneller fertiggestellt, kann auch die Abrechnung gegenüber Kostenträgern früher erfolgen.

Entlastung medizinischer Fachkräfte: Ärzt:innen und Psycholog:innen verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und gewinnen mehr Zeit für die direkte Versorgung.

Effizienterer Ressourceneinsatz: Die Klinik kann vorhandene Kapazitäten gezielter einsetzen und administrative Prozesse stabiler organisieren.

Fazit

KI-gestützte Dokumentation kann mehr leisten, als Texte schneller zu erstellen. Richtig in klinische Prozesse eingebunden, kann sie administrative Aufwände reduzieren, medizinische Fachkräfte entlasten und die Abläufe rund um den Entlassbericht messbar verbessern.

Das Praxisbeispiel zeigt:

• 24 % durchschnittlich kürzere Brieflaufzeiten
• bis zu 44 % Reduktion in einzelnen Monaten
• rund 17 % weniger Personalbedarf im Schreibdienst
• bis zu 400 Stunden eingesparte Arbeitszeit pro Monat

Damit wird KI-gestützte Dokumentation zu einem konkreten Instrument für effizientere Prozesse und mehr Zeit für die medizinische Versorgung.

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