1. Verantwortlicher

1.1 Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website ficus-health.de ist:

Ficus Health GmbH
Max-Urich-Straße 3
13355 Berlin
Deutschland
E-Mail: info@ficus-health.de

1.2 Datenschutzbeauftragter

Rechtsanwalt Helge Huffmann, LL.M. Datenschutzrechtliche Anfragen können zusätzlich gerichtet werden an datenschutz@ficus-health.de

2. Allgemeines zur Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie Inhalte von Nachrichten zählen.

2.2 Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Besucher unserer Website nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden, zur Bearbeitung von Kontakt- und Demo-Anfragen, zur technischen Sicherheit oder aufgrund einer Einwilligung erforderlich ist.

2.3 Die im Einzelnen verarbeiteten Daten, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherdauern ergeben sich aus den nachfolgenden Abschnitten.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

3.1 Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, damit die Website angezeigt werden kann und die Stabilität und Sicherheit des Angebots gewährleistet werden. Hierzu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem, übertragene Datenmenge sowie Status- und Fehlermeldungen gehören.

3.2 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und nutzerfreundlichen Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr missbräuchlicher Nutzung.

3.3 Server-Logfiles werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

4. Webflow als Website-Baukasten und Hosting-Dienstleister

4.1 Für den Aufbau, die technische Bereitstellung und das Hosting unserer Website nutzen wir Webflow. Anbieter ist Webflow, Inc., 398 11th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103, USA („Webflow“).

4.2 Im Rahmen der Bereitstellung der Website kann Webflow insbesondere technische Zugriffsdaten der Website-Besucher verarbeiten. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen, Referrer-URL sowie Informationen über die aufgerufenen Seiten gehören. Soweit über die Website Formulare oder vergleichbare Funktionen genutzt werden, kann Webflow außerdem die dort eingegebenen Inhalte und Kontaktdaten verarbeiten.

4.3 Webflow verarbeitet personenbezogene Daten von Besuchern unserer Website in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen und wird Webflow als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig. Grundlage der Verarbeitung ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich Regelungen zu Unterauftragsverarbeitern, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie zu den Pflichten von Webflow als Auftragsverarbeiter.

4.4 Da Webflow seinen Sitz in den USA hat und Webflow sowie eingesetzte Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten können, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA stattfinden. Webflow ist für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, kann die Übermittlung daher auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework gestützt werden. Ergänzend enthält die Auftragsverarbeitungvereinbarung mit Webflow die EU-Standardvertragsklauseln.

4.5 Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Webflow, zu Unterauftragsverarbeitern und zu den eingesetzten Transfermechanismen finden sich unter:

• https://webflow.com/legal/eu-privacy-policy
• https://webflow.com/legal/dpa
• https://webflow.com/legal/privacy-faqs
• https://webflow.com/legal/subprocessors

5. Kontaktformular und Demo-Buchung

5.1 Auf unserer Website stellen wir ein Kontaktformular bereit. Darüber können potenzielle Kunden, Geschäftspartner und sonstige Interessenten mit uns Kontakt aufnehmen und eine Demo anfragen oder buchen.

5.2 Je nach Ausgestaltung des Formulars verarbeiten wir insbesondere folgende Daten: Name, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht, gewünschter Demo-Termin, Angaben zum Interesse an unseren Leistungen sowie technische Metadaten der Formularübermittlung.

5.3 Die über das Kontaktformular, im Zusammenhang mit einer Demo-Buchung oder im Rahmen der weiteren Kommunikation erhobenen Daten von Kunden und Interessenten werden in unserem Customer-Management-System verarbeitet. Hierfür nutzen wir HubSpot. Anbieter ist HubSpot, Inc., 2 Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA („HubSpot“).

5.4 HubSpot verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag, soweit HubSpot Daten von Kunden und Interessenten nach unseren Weisungen im Customer-Management-System verarbeitet. Grundlage hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO einschließlich Regelungen zu Unterauftragsverarbeitern sowie technischen und organisatorischen Maßnahmen.

5.5 Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation mit der anfragenden Person, zur Vorbereitung, Planung und Durchführung einer Demo, zur Pflege von Kunden- und Interessentendaten sowie zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses.

5.6 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist. Soweit die Anfrage nicht auf einen Vertragsschluss gerichtet ist oder die Verarbeitung der Pflege und Organisation unserer Kunden- und Interessentenbeziehungen dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen, der Kommunikation mit Interessenten und Kunden sowie der effizienten Organisation unserer Kunden- und Interessentenverwaltung.

5.7 Da HubSpot seinen Sitz in den USA hat und HubSpot sowie eingesetzte Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten können, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA stattfinden. HubSpot, Inc. ist für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, kann die Übermittlung daher auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework gestützt werden. Ergänzend enthält die Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit HubSpot die EU-Standardvertragsklauseln.

5.8 Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen. Kommt es zu einem Vertragsverhältnis, können die Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiter gespeichert werden. Daten im Customer-Management-System werden darüber hinaus gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen an der weiteren Speicherung bestehen.

5.9 Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch HubSpot, zur Auftragsverarbeitung, zu Unterauftragsverarbeitern und zu den eingesetzten Transfermechanismen finden sich unter:

• https://legal.hubspot.com/de/dpa
• https://legal.hubspot.com/dp-eu-data-transfers
• https://legal.hubspot.com/privacy-policy

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

6.1 Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht und sonstige freiwillig übermittelte Informationen.

6.2 Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Dokumentation der Kommunikation.

6.3 E-Mail-Kommunikation kann im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert werden, insbesondere wenn sie handels- oder steuerrechtlich relevante Inhalte enthält.

6.4 Auch im Rahmen der Kontaktaufnahme per Email verarbeiten wir Ihre übermittelten Daten in unserem Customer-Management-System von Hubspot. Diesbzgl. verweisen wir auf den vorherigen Abschnitt.

7. Cookies, vergleichbare Technologien und Consent-Management

7.1 Unsere Website kann Cookies, lokale Speichertechnologien, Pixel, Tags oder vergleichbare Technologien einsetzen. Hierdurch können Informationen auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert oder ausgelesen werden.

7.2 Technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien werden eingesetzt, soweit sie für den Betrieb der Website, die Sicherheit, die Darstellung von Inhalten oder die Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen erforderlich sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Zugriff auf Informationen im Endgerät richtet sich zusätzlich nach § 25 Abs. 2 TTDSG bzw. der jeweils anwendbaren Nachfolgeregelung.

7.3 Nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere für Analyse-, Marketing-, Tracking- oder externe Medienfunktionen, werden erst nach vorheriger Einwilligung eingesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; der Zugriff auf Informationen im Endgerät erfolgt auf Grundlage der Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TTDSG bzw. der jeweils anwendbaren Nachfolgeregelung.

7.4 Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern. Die konkrete Schaltfläche bzw. der konkrete Link zur Anpassung der Cookie-Einstellungen ist nach Implementierung der Consent-Lösung zu ergänzen.

8. Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken, insbesondere LinkedIn

8.1 Wir können Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken unterhalten, insbesondere bei LinkedIn, um über unser Unternehmen und unsere Leistungen zu informieren und mit Interessenten, Kunden und sonstigen Nutzern zu kommunizieren.

8.2 Beim Besuch unserer Social-Media-Profile verarbeiten sowohl wir als auch der jeweilige Plattformanbieter personenbezogene Daten. Der Plattformanbieter kann Daten insbesondere für eigene Zwecke, zur Reichweitenmessung, Werbung und Profilbildung verarbeiten. Auf Art, Umfang und Zwecke dieser Verarbeitung haben wir nur begrenzten Einfluss.

8.3 Soweit wir Nachrichten, Kommentare oder sonstige Interaktionen über soziale Netzwerke verarbeiten, erfolgt dies zur Kommunikation mit den Nutzern und zur Außendarstellung unseres Unternehmens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit und der Kommunikation mit Interessenten.

8.4 Anbieter von LinkedIn ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum grundsätzlich LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung von LinkedIn unter https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

9. Empfänger und Kategorien von Empfängern

9.1 Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine Einwilligung vorliegt oder wir hierzu auf Grundlage berechtigter Interessen befugt sind.

9.2 Empfänger können insbesondere sein: Hosting- und IT-Dienstleister (Webflow), Kommunikations- und E-Mail-Dienstleister, Anbieter einer Consent-Management-Lösung (Hubspot), gegebenenfalls Terminbuchungs-, Videokonferenz-, CRM- oder Analyseanbieter sowie Rechts-, Steuer- und sonstige Berater.

9.3 Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden grundsätzlich auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO eingesetzt.

10. Übermittlungen in Drittländer

10.1 Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kann insbesondere bei der Nutzung von Webflow und Hubspot stattfinden.

10.2 Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, stellen wir sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden. Dies kann insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss, eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen erfolgen.

11. Speicherdauer

11.1 Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

11.2 Daten aus Kontakt- und Demo-Anfragen werden grundsätzlich gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weiteren Aufbewahrungsgründe bestehen. Geschäfts- und vertragsrelevante Kommunikation kann nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben regelmäßig bis zu sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden.

11.3 Technische Logdaten werden grundsätzlich kurzfristig gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.

12. Rechte der betroffenen Personen

12.1 Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

12.2 Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.

12.3 Zuständige Aufsichtsbehörde für ein Unternehmen mit Sitz in Berlin ist grundsätzlich die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, https://www.datenschutz-berlin.de.

13. Übersicht der wesentlichen Verarbeitungsvorgänge

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